Làm việc tự do (freelancing) là một lối sống đáng mơ ước, nhưng hoàn toàn không dành cho những người yếu tim. Tuy bạn được làm công việc mình thích, theo cách mình muốn mà không phải chịu sự quản lý của ai, nhưng bạn sẽ phải đảm đương cả những vai trò và công việc mà mình không thích như tiếp thị, bán hàng hay kế toán… Và một trong những thách thức lớn nhất của người làm việc tự do (freelancer) là chuyện quản lý thu nhập không cố định.

Tôi đã có hơn 20 năm làm tư vấn viên và cây bút freelance, nhưng việc quản lý các chu kỳ thăng trầm của công việc vẫn không hề dễ dàng. Bù lại, tôi cũng đã tích lũy được một số kinh nghiệm hay.

Lập một quỹ dự phòng khẩn cấp

Mọi người nên có một quỹ dự phòng cho những chi phí phát sinh bất ngờ, đây là lời khuyên phổ biến đến mức cơ bản mà có thể bạn đã đọc được nhiều lần từ nhiều nơi. Một quy tắc kinh nghiệm là có quỹ dự phòng đủ để trang trải sáu đến tám tháng chi phí sinh hoạt của bạn và gia đình. Nhưng nếu là freelancer, bạn sẽ cần tích lũy nhiều hơn mức đó.

Tôi đề nghị ít nhất là đủ trang trải chi phí cho trọn một năm, và hãy nhớ rằng không chỉ gồm các chi phí cá nhân mà bạn phải tính cả những chi phí liên quan đến công việc.

Bên cạnh mục đích dự phòng, quỹ này còn một số ưu điểm khác:

• Bạn sẽ không cần khách hàng bằng mọi giá. Nếu được chào mời một công việc mà vì lý do nào đó bạn cảm thấy không ổn khi nhận nó, bạn có thể thoải mái từ chối hoặc ít nhất là dành thêm thời gian để suy nghĩ.
• Nếu khách hàng không thanh toán đúng hạn, bạn cũng sẽ có nhiều khả năng linh hoạt hơn trong việc thương lượng giải quyết mà không bị áp lực cần tiền ngay. Nhất là khi đó là một khách hàng tốt chỉ đang gặp khó khăn tạm thời và bạn vẫn muốn duy trì hợp tác lâu dài.
• Bạn có thể tận dụng nhiều cơ hội hơn. Nếu phải cân nhắc giữa chuyện nhận một công việc hay tham gia một sự kiện giúp bạn kết nối mở rộng mối quan hệ và kiến thức kinh nghiệm, thì quỹ dự phòng có thể giúp cho quyết định đó trở nên dễ dàng hơn.

Mở một tài khoản riêng cho công việc

Bạn có thể sử dụng chung một tài khoản cho các chi phí cá nhân và công việc, tuy nhiên đó không phải là ý hay. Sử dụng một tài khoản riêng cho công việc, ngay cả khi chỉ thỉnh thoảng bạn mới làm freelancing, sẽ giúp bạn quản lý ngân sách dễ dàng hơn. Nó cũng giúp cho việc quyết toán thuế đỡ mệt mỏi hơn.

Bạn sẽ dùng tài khoản này cho các chi phí liên quan đến công việc, nhận thù lao, trích đóng quỹ hưu trí, thuế, và dành một khoản dự phòng các phát sinh ngoài dự kiến.

Dành dụm tích lũy các quỹ khác nếu cần

Là một freelancer, không chỉ tự động bị khấu trừ 10% thuế mỗi lần chi trả thu nhập, bạn cũng sẽ không có các đặc quyền như BHXH-BHYT và khoản đóng thêm của doanh nghiệp… Bạn phải tự lo tất cả cho mình.

Hãy chủ động lên kế hoạch và dành dụm quỹ hưu trí để thay thế khoản lương hưu từ BHXH mà bạn không có, đồng thời tìm hiểu và tự trang bị bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn… cho mình.

Dự trù mức thu chi hàng tháng

Một khi là freelancer, bạn sẽ có những khoản thời gian rất bận rộn, xen lẫn những lúc căng thẳng thần kinh khi có vẻ như bạn sẽ không bao giờ tìm được việc nữa. Điều này có nghĩa là thu nhập hàng tháng của bạn có thể dao động rất dữ dội, nhất là khi bạn mới bắt đầu con đường làm việc tự do.

Vì vậy, để có một kế hoạch ngân sách phù hợp, bạn cần dự trù mức thu chi hàng tháng. Có vài cách bạn có thể tiếp cận như sau:

• Tính trung bình: Lấy tổng thu / chi hàng năm, chia cho mười hai, và sử dụng con số này làm số thu / chi hàng tháng khi lập kế hoạch ngân sách. Phương pháp này phù hợp nếu thu nhập của bạn không dao động quá nhiều qua các tháng.
• Kịch bản xấu nhất. Nếu bạn muốn thận trọng, hãy sử dụng số thu của tháng bạn kiếm được ít nhất và số chi của tháng bạn chi tiêu nhiều nhất khi lên kế hoạch ngân sách. Như vậy thực tế khả năng cao là bạn sẽ kiếm được nhiều hơn và chi ít hơn.

Đăng ký bản tin để cập nhật các bài chia sẻ mới về tài chính cá nhân và các chương trình ưu đãi của BeRich:

Thương lượng các mốc thanh toán với khách hàng

Nếu công việc của bạn bao gồm nhiều dự án nhỏ thì mẹo này có thể không được hữu hiệu lắm. Nhưng nếu bạn làm việc trong những dự án lớn kéo dài nhiều tháng, hãy thiết lập các mốc thời gian cụ thể trong hợp đồng yêu cầu thanh toán từng phần. Điều này giúp đảm bảo dòng tiền vào của bạn tương đối đều đặn thay vì phải đợi đến cuối dự án.

Có một số phương án bạn có thể lựa chọn:

• Nếu công việc được trả thù lao theo giờ, hãy thương lượng khách hàng tính và chi trả thù lao theo tháng, hoặc sau khi bạn đã hoàn thành một số giờ nhất định.
• Nếu dự án có những cột mốc tiến độ công việc rõ ràng, hãy đề xuất tiến độ thanh toán cũng căn cứ theo đó.

(Walter Glenn, cây bút fulltime và freelance cho các trang How-to Geek, Lifehacker… – BeRich dịch và biên soạn lại cho phù hợp với người Việt. Ảnh: topik)